【書摘】如何有效率工作？

思考「這樣真的最有效率嗎？」

「安、輕、快、正」是提高效率的要訣，  思考如何在短時間內做出成果是很重要的事。


空閒時採取的行動也會造成差異
    超市收銀台前大排長龍……你一定也遇過這種情形吧。不過，收銀台在不同的時段，人潮多寡的程度也不同。有時忙碌，有時清閒。
    負責收銀的計時人員也有業績目標。比方說，一台收銀機的銷售額要達到多少，或是一台收銀機要結幾位顧客的帳等等。也就是說，他們被要求在同樣時間時，經手愈多顧客愈好。

    在這裡，只要多一點思考，也會拉開差距。
    銷售額高的收銀員和其他人的差別是什麼？
    仔細觀察，會發現不只店內人多擁擠時，連生意冷清的時段，他們都採取和別人不同的行動。
    銷售額低的收銀員，在沒有顧客上門時，只是呆站在收銀台前。然而，銷售額高的收銀員手中卻總是有事做。比方說先撕下幾個塑膠袋備用，做好隨時都能將商品裝入袋中的準備。
    這種行動上的差異，影響的是當顧客購買生鮮食品等容易弄濕購物袋的商品時，收銀員將商品裝袋的速度。
    不用說，事前做好準備的收銀員，一定能更快處理好顧客的商品；相反地，銷售額低的收銀員，卻是等到顧客結帳時才開始準備，花費的時間較多。遇到客人多的忙碌時段，差異更是顯著。
    這就是有沒有思考「該怎麼做才能在忙碌的時段服務更多顧客」的結果。

「安、輕、快、正」是提高效率的要訣

    思考「該怎麼做才會更有效率」時，用轉盤子來比喻，就是「不要試圖用蠻力同時轉動盤子」，而應該如以下這樣思考：
  「該怎麼分配盤子的位置，才能轉動更多盤子？」
  「該按照什麼順序轉動，才能轉動更多盤子？」
    此外，想更有效率地轉動盤子時，也可能產生「有沒有辦法用一根棍子同時轉動兩個盤子？」的點子。

    能提高效率的工具，身邊俯拾皆是。
    比方說，文件夾、名片管理軟體、信件分類機能等等都是。
    只是知道這些便利工具的存在卻不去利用，和懂得利用的人得出的成果就大不相同。
    也可以說，端看我們懂不懂得思考「有沒有更安全、更輕鬆、更快速、更正確的方法」。這就是「安、輕、快、正」的意思。

只開十分鐘會，就能有效率地取得訂單！

    提高效率的工具，也能應用在會議上。
    當我在超商工作時，有一次負責主辦會議。這時，一位業務過來問我：「能不能借我一點時間呢？一點點就夠了。」
    這位業務，希望能趁超商所有分店店長到齊開會時，借一點時間來說明某項商品，加以推銷。業務爭取到的時間只有十分鐘，但是他成功地當場取得商品訂單。

    另一方面，別的業務則個別造訪十三家分店，一一說明；接著，在回到公司後才將訂貨單寄給各分店，收集訂單。等結束這一連串作業程序，已經一個星期過去了。
    我並不否定親自造訪各家分店的做法，但是就結果來看，只在會議上花十分鐘推銷的業務，取得的訂單數遠多於別人。
    他成功的原因，在於會議結束後，看到別家店下訂單的店長，彼此之間產生競爭心理而紛紛下了訂單。

    思考如何在短時間內做出成果是很重要的事。
    首先，請從懷疑「原本決定的做法或至今採用的做法是否最有效率？」開始吧！

上述文章由商周出版《行動前思考5秒，擺脫費力又瞎忙的職場囧日子》授權轉載