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2017年7月9日 星期日

【排班功能】常見問題與解答



排班前須先了解的資訊

Q1. 我們公司適用那一種變形工時制度?
二週變形工時:勞動基準法30條第2項 (適用所有產業)
四週變形工時:勞動基準法30條之1 (適用產業)
八週:勞動基準法30條第3項 (適用產業)
經中央主管機關指定之行業,事業單位欲依該條規定變更工作時間之先行程序,「須經工會同意,如事業單位無工會者,經勞資會議同意」。

Q2. 變形工時(排班)和一般內勤人員工時有什麼差異?
變形工時僅為工時的挪移,正常總工時並不可增加;在合乎勞基法上,可與員工事先協調休假調整,即可任意調動排休日,達成工時和休假調整,以滿足不同產業營運需求。

排班前置作業

Q1. 如何設定排班人員?
要被排班的員工的出勤條件轉為排班人員,才能被排班哦
將欲排班單位的員工設定為同一個排班群組,之後排班就可以快速匯入此群組

Q2. 如何設定排班群組?
將員工出勤規則轉為排班人員後,請至排班設定>排班規則>排班群組,兩種方式可以新增群組
1.手動新增:個別挑選群組的員工
2.匯入部門:直接挑選部門匯入成同一群組員工
完成排班群組建立後,可於建立班表時可以快速選取群組的員工,

Q3. 如何設定排班班別?
1.固定排班:須先建立常用的排班班別及排班標籤後,再確認例假日、休息日、國定假日及天災日的加班規則
2.多段排班:僅須確認例假日、休息日、國定假日及天災日的加班規則

Q4. 排班班別和排班標籤是什麼?
1.排班班別:可建立常用班別,例如早班:上班時間09:00~18:00、休息時間為12:00~13:00、加班時間為18:30~21:00,依照各單位實際班別內容建立。
2.排班標籤:建立常用標籤,例如值日生:當日負責環境清潔的員工。

Q5. 排班為何還要設定行事曆?
若排休設定是依行事曆設定時,行事曆上的假節日天數就是排班人員的排休天數,例如排班人員的休假天數皆依行事曆的紅字(假節日)休假、或是可作為排班時一個參考,知道何時為假節日對餐飲服務業是相當重要的排班參考依據。

Q6. 排班如何設定排休天數?
排休設定:目前提供4種排休方式,依照貴公司實際休假制度設定。
1.依行事曆:依設定行事曆之休假方式休假,如一般常說的見紅就休。
2.依行事曆自訂:和第一種方式的休假天數相同,但可自訂休假日期。
3.固定休假:固定休某一天的休假方式,如固定休每週的星期一。
4.自訂天數:自訂每月例假和休息日天數。
第3,4種方式須另外設定每月國定假日的天數,因部份公司的國定假日可挪移。

Q7. 排班員工每個月要排多少小時的班?
每月應排工時:自訂每天工作時數,系統會算出每月應排工時,透過排班設定>排班規則的排休設定和每月工時,系統可推估出每月工時為多少。計算公式為:每月工時 = ( 每月實際天數 – 例假日、休息日及國定假日 ) * 每天工時。透過小工具(如下圖),就可以知道當年度各月份的應排工時。

Q8. (欠班處理)如果排班時,已排時數小於應排時數,該怎麼處理?
若已排時數小於應排時數,可以透過排班設定>排班規則的欠班處理,分為三種機制
1.不處理:計薪時不扣款、欠班時數歸零不累計至次月。
2.欠班扣款:依欠班扣款(薪資科目)的設定進行扣款。
3.欠班補班:將當月積欠工時遞延至次月的應排工時。*依勞基法定義:勞動力俱有不可儲存性。故不可將當月勞動力延至次月償還。建議您,應選擇不處理或欠班扣款,以免勞檢違規受罰。

Q9. 排班時,可否設定特定班別不得相連,該怎麼設定?
排班設定>排班檢查:可自訂排班檢查機制,目前是提供班別不得接續的檢查,例如晚班不得接早班。

HR排班 & 主管排班

Q1.  我們公司適用那一種排班方式?
目前系統提供兩種排班方式:
1.固定班別:指工作時間、休息時間及加班時間為固定不變,例如早班/午班/晚班/夜班...等,且排班週期較長、以一個月為主,常見於門市、飯店及製造業。
2.多段班別:排班時段變動較大且一天可能有多段班,例如今天排09:00~12:00、17:00~20:00,明天排09:30~11:00、15:30~21:00,較難有一致固定的排班時段,需要每日依實際人力去排班,且排班週期較短、以一週到兩週為主,常見於餐飲業。

Q2. 固定班別和多段班別的排班方式為何?
固定班別:須先至排班設定>班別標籤建立常用的班別和標籤,例如早班為上班時間09:00~18:00、休息時間為12:00~13:00、加班時間為18:30~21:00,在建立班表時才能選取班別(早班),固定班別是用貼標籤的方式進行排班,先在左上角選取特定的班別和標籤、至特定的員工和日期空格點擊即完成排班。
多段班別:建立多段班別時須留意在步驟1的班表設定有工作時間和加班時間,工作時間為一般工作可排班的時段、加班時間為加班可申請的時段,通常加班時間會大於工作時間,例如餐飲服務業有打佯時間,可能會超過原訂的工作時間,所以會有延長加班時段供員工申請加班時數。

Q3.請假為何要排班別嗎?
1.HR或主管使用請假以因應員工預先請假(婚喪假等),具體定義員工每天出勤的狀況。
2.請假可視為提醒的標籤,實際有無出勤仍須視請假單。
3.員工取消請假,若可依照班表正常出勤,請假標籤不影響已排時數計算。
4.因員工申請請假需要有具體起迄時間,不可以只有請假額度。

Q4. 當天請假帶班別,為何算入(班表step2)已排時數?
員工出勤須視實際請假單為主,所以會將請假+班別的時數歸在已排時數,以免取消請假,且因請假會視假勤類型扣薪,若再不計入應排時數,會造成欠班時數擴大,對員工是雙重扣薪,

Q5. 已排時數超過應排時數,
若應排時數小於已排時數:表示該員工已超過當月工時上限,因系統無法自動轉換加班費用,故建議若有此情況請一律送加班單,避免勞動檢查時會有出勤時數超過每月上限卻無加班給薪,造成勞檢違規與罰款。

Q6. 排班時,休息日為何還可以貼上班別?
休息日多貼一個班別,主要目的是安排員工在休息日當天加班出勤,至於當天是否有加班出勤仍視加班申請,計薪時才會計算到加班給薪,班表不會自動轉換成加班費哦!

Q7. 一例一休通過,該如何排班?
一例一休生效後,排班須定假排休為"例假日"或"休息日",視為排班人員的排休假。另,排例假日和休息日再加上班別時段,視為當日加班,例如例假日+早班,意指當天為例假日、但須加班出勤且為早班。請留意,若當天確實有加班仍須申請加班時數,否則當日仍視為例假日,所以計薪時無法計算到當日的加班費。若當天未出勤加班,仍視為一般例假日。

Q7. 排完班表後,還可以作什麼?
1.可下載班表並列印公佈班表
2.HR可以調整班別

Q8. HR排班和主管排班有什麼差異?
1.HR排班不受限制,可任意排所有排班人員,班表不須確認即發佈成功。
2.主管排班受限群組,只可排群組裡的排班人員,班表發佈前須待排班核決者及HR確認。

Q9. 主管排班表可經過HR同意再發佈嗎?
請在排班設定>發佈設定中勾選HR承辦須確認班表,之後由主管在私人秘書發佈的班表一律會經 過HR承辦人確認同意後,班表才能真正發佈成功。

出勤及打卡

Q1. 為什麼排班員工不能請假?
需要先確認排班員工的欲請假時段是否有排班,系統才能決定請假是否可行以及請假時數。

Q2. 排班未排請假標籤時,就不能請假了嗎?
當天只要有被排班,儘管沒有請假標籤,員工仍可以申請假勤。

Q3. 為什麼排班員工不能加班?
請先確認員工的班表為”發佈”中,才能申請加班,若班表仍在預排(未發佈)時是無法申請加班。除此之外,排班人員和一般人員的規則相同,是無法申請未來時間的加班(當日加班可)。

Q4. 排班人員的打卡時間和一般人員有沒有差別?
排班人員須先建立每天的班別(工作時段),才能建立每一位排班員工的打卡資料(應上下班資訊),打卡方式和比對邏輯都和一般人員相同。

計薪

Q1. 排班人員的計薪方式及邏輯?
沿用原本的計薪方式,透過薪資計算的三步驟方式可同時計算出一般人員和排班人員的薪資。
1.月薪:依在職比例計算薪資。
2.日薪:依排班天數乘於日薪。
3.時薪:依排班時數乘於時薪。

Q2. 排班人員的請假扣款和加班給薪的計算方式?
1.先至薪資計算規則設定排班人員的請假和加班之每月天數及每天時數
2.排班人員和一般人員共用請假扣款和加班給薪的薪資科目,唯在加班費科目中有區分出一般人員和排班人員的計算方式。

Q3. 欠班處理的欠班扣款之計算邏輯?
欠班扣款的主要用意是讓員工的欠班時數轉為事假扣薪的方式,所以計薪時員工有已排時數低於當月應排工時的狀況,系統可自動將差異時數轉換成扣除時薪的方式處理,須完成以下兩設定:
1.排班設定>欠班扣款設定,設定為欠班扣款時,可依欠班扣款(薪資科目)的設定進行扣款,
2.薪資科目>欠班扣款,可設定扣除到那些薪資科目
例如員工月薪資為24000、當月欠班3小時,計算方式為先算出時薪24000 / 8 * 30(薪資計算規則>排班人員>請假扣薪的時數)=100,當月欠班3小時乘於時薪100得到欠班扣款金額為300元。

Q4. 排班津貼的計算邏輯?
在薪資科目的排班津貼中可設定各種班別的津貼方式,津貼分為日領和月領兩種方式:
1.日領:排幾天就領幾天的津貼,例如產線的夜班津貼
2.月領:月領是整個月都排同一個班別,領一次足額的津貼,例如服務業的大夜班。
其它
Q1. 為什麼建立排班群組時會搜尋不到排班員工?
請先確認員工的出勤規則是否有改成排班員工,以及目前是否在職。
Q2. 為什麼建班表要選人時,會找不到排班員工?
請確認班表的起迄時間內,員工的出勤規則是否為排班人員,或是有無在職。

6 則留言:

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    1. 您好,需瞭解您實際操作時的情境,是在什麼樣的操作行為時,無法選取排班人員?如果可以,歡迎您撥打電話與我們專員聯繫02-2912-6104*6100,謝謝您。

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  2. 時薪人員是否不能進入排班?

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    1. 您好,排班人員可以時薪制,若您一開始人員的身份別即為時薪人員,就會無法選取,為達您欲完成的功能目的,詳細操作方式,歡迎您撥打電話與我們專員聯繫02-2912-6104*6100,謝謝您。

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  3. 新增班表時..為何選擇班別內容是空的?

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