文╱楊庭懿 104人資學院．經營規劃部經理
當人們的眼光總是佇留在手機螢幕上，被寶可夢身影牽動，讓自己悠遊在虛擬的幻想世界時，現實的工作環境也不再像十多年前一樣，辦公室與外界有著不可穿透的牆隔絕、訊息傳遞是龜速在進行著。這時代，我們所感受到的世界有如天上的雲和風，瞬息萬變，人們充分地享受著科技帶來的便利，讓腦袋中的創意遐思更無遠弗屆。
既然工作環境愈發人性、愈來愈智慧化，如果孕育企業人才的單位，人資管理部門，跟不上時代的變遷，就無法滿足工作者面對環境挑戰時愈來愈緊湊的步調，甚至有可能拖慢公司成長的腳步，讓創業與創新滯礙難行。
當人們早已習慣走到哪裡都在臉書打卡，讓親朋好友掌握他的行蹤，隨時知道他吃了什麼美食、買了什麼奢侈品、去了什麼地方遊玩時，回到公司卻像是進入遠古時代，擔心差幾秒鐘就遲到，甘冒交通意外的風險，為的就是要拿著紙卡去刷打卡鐘；辛辛苦苦地頂著大太陽，到外面為生意奔走，為了向主管報告，還得拖著疲累的身體，回公司打開電腦寫簡報列印出來歸檔。這樣的工作方式，在現今的社會是否顯得突兀？
走在雲端的時代，手機定位就可以知道我已經在公司樓下方圓五十公尺內，不用拼了老命跟人擠電梯搶打卡；出差辦公，只消上傳幾張照片、幾段文字到雲端，就能讓我的主管與夥伴們一同分享今天順利接單的喜悅，然後準時下班和老婆小孩共進晚餐，這才是新時代的人生不是嗎？
人資人員是推動企業前進的助手，我們都想要塑造一個人盡其才的工作環境，讓每個人能在企業中發揮所長、貢獻專業，所以我們有責任讓員工將大部份的時間都用在為客戶創造價值的事情上，而那些維持公司運作的行政工作，我們必須想辦法要讓它愈來愈簡化、愈來愈聰明。
像是用手機打卡、請假、申請加班，不管身在何處，只要手機拿起來按幾個鈕，三分鐘就能搞定，不僅讓同仁們覺得輕鬆無壓力，也可以讓人資人員透過系統快速且大量處理龐雜的出勤作業。
打造凱撒集團旗下「趣淘漫旅」冒險體驗主題飯店的室內裝修工程公司-嘉甫設計，於今年啟用104企業大師人資管理雲端系統，公司內部所有同仁都使用企業大師APP來管理出勤；管理總處林副理表示，以往外勤人員需要進公司處理請假簽核等行政事務，使用企業大師手機APP後，不用特地回公司辦理，上網就能填寫假單、確認簽核進度；主管也能即時掌握同仁出勤狀況；人資人員以前要花費半天時間整理紙本假卡及出勤資料，使用企業大師後，只要半小時就搞定，省下來的時間用來做更有價值的事，效率提升6倍以上！
過去的系統設計多半都專精在單一功能上，例如人資管理系統，就只能處理人資相關的事務，如果要使用徵才廣告刊登，必須要上另一個招募系統；倘若要查詢市場薪酬行情，則又要跟另一家薪調公司購買報告書或是光碟；當企業主想為員工打造一個內部交流的平台時，小一點的公司，就用line建立公司群組來溝通，大一點的公司，可能會請MIS寫套系統，讓同仁使用。當公司啟用愈多服務時，要串的系統就愈多，每當有人報到或離職，人資人員就要在每個系統做好權限的管控，萬一一個沒處理好，可能就有資料外洩的風險。
有賴於資訊科技的發達，整合式服務的雲端平台系統愈來愈盛行。104期望能為企業界帶來一個便利又智慧的整合性的管理平台，於是在2015年推出企業大師的服務，每個人都可以加入此平台，使用行動辦公室、人資管理、薪酬調查、招募管理、測評工具(註1)等整合性服務。
公視知名動畫閻小妹的製作團隊，冉色斯動畫股份有限公司，也在今年開始使用企業大師，冉色斯是一家約四十人的企業，主管身兼多職，常常不在辦公室，以前員工有任何異動都要進公司才知道，現在利用零碎時間察看手機，就能掌握辦公室大小事！該公司更進一步使用企業大師作為員工溝通的平台，藉以發佈公告、員工訂餐、分享資訊等，讓員工感受到公司的用心，更能充分發揮創意！
過往購買一套人資管理的系統，可能需要花費幾十萬以上的金額，這樣的花費並非一般中小企業能負擔的。倘若有成本的考量，可以考慮使用雲端人資系統，由於雲端系統並不需要安裝費用，故不需要添置機器設備，也不需請專人維護，加上雲端系統多半為依使用量計價，用多少付多少，能因應企業經營規模調整彈性支付費用。再者，雲端的好處就是能到哪裡都能辦公，可縮短空間與時間帶來的不便，讓資訊傳遞更加快速、沒有界限。
最重要的是，雲端人資管理系統能隨著政府法令變動而快速因應。最近吵得沸沸揚揚的「一例一休」，讓許多人資單位傷透腦筋，沒有購買人資系統的企業，人資人員必須要完全看懂法令的規範，才能在excel精準地設定公式，心裡不免擔心倘若算錯薪水，員工隨時會告上勞檢單位，影響企業形象。有買人資系統的企業通常比較安心，但是必須支付每年的維護費用，系統商才能因應法令為你調整，否則你也是得自己設參數，避免算錯。
雲端畢竟是將企業資料放在雲端上，故在選擇系統時，仍需考量系統商是否有國際級安全認證，並且有優良的企業信譽。然而，雲端系統的缺點在於一套系統供許多企業使用，恐怕無法提供企業客戶太多客製需求。倘若貴公司仍不放心將資料放在雲端，或是企業管理制度太複雜，需要許多客製功能，還是建議購買賣斷型的人資系統。
人力資源是企業最重要的資產，這句話是每個人資人員心中最重要的金句，我們要善用資訊時代的智慧資源，讓工作夥伴們能在一個優質的工作環境中，為企業奮鬥打拼。人資管理新進化，讓創意的心思在企業內快速流動，讓同仁與我們的心都跟著進化。
註1：招募管理與測評中心將於2017年進駐企業大師。
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